วิเคราะห์ระบบ คือขั้นตอนการทำความเข้าใจกับระบบงาน ทัง้ระบบงานปัจจุบันและระบบงานที่จะพัฒนาขึ้นมาแทนที่ หรือระบบงานที่ตั้งพัฒนาขึ้นมาใหม่ โดยการทำความเข้าใจระบบงานนั้นจำเป็นต้องเก็บรวบรวมข้อมูลปัญหาและความต้องการต่างๆ เพื่อนำมาวิเคราะห์หาขอบเขตของระบบงานใหม่ ฟังก์ชันงานต่างๆ และฟังก์ชันงานเหล่านั้นเกี่ยวข้องกับบุคลากรใดบ้าง รวมถึงจัดทำเอกสารการวิเคราะห์ระบบ โดยขั้นตอนการวิเคราะห์เหล่านี้ ยังไม่จำเป็นต้องระบุวิธีการทำงาน ๙ึ่งขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบมีขั้นตอนย่อย ดังนี้
1)สัมภาษณ์ผู้ใช้งาน คือขั้นตอนที่ต้องลงพื้นที่สัมภาษณ์ผู้ใช้งานเพื่อเก็บข้อมูลต่างๆดังนี้ ขั้นตอนการทำงานของระบบงานเดิม เอกสารการทำงานต่างๆ ของระบบงานเดิม ปัญหาที่พบของระบบงานเดิม ความต้องการของระบบงานที่สร้างขึ้นใหม่ และข้อจำกัดหรือข้อยกเว้นต่างๆของระบบงานใหม่ ในการสัมภาษณ์นั้น ทีมงานพัฒนาไม่ควรดำเนินงานเพียงลำพัง แต่ควรจัดทีมงานมัมภาษณ์อย่างน้อย 2 คน เพื่อให้มาสารถเก็บข้อมูลได้ครบถ้วน ซึ่งผู้ที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการสัมภาษณ์จะเป็นนักวิเคราะห์และนักออกแบบระบบ
2)วิเคราะห์ปัญหาและความต้องการ คือ หลังจากการสัมภาษณ์เพื่อเก็บข้อมูลแล้วที่มผู้พัฒนาควรนำข้อมูลที่ได้จากการสัมภาษณ์มาวิเคราะห์หาข้อมูล ดังนี้ ปัญหาและสาเหตุของปัญหาของระบบงานเดิม ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของระบบงานใหม่ ความต้องการของระบบงานใหม่ กระบวนการการทำงานของระบบงานใหม่ และความเกี่ยวข้องระหว่างผู้ที่เกี่วข้องกับระบบงานใหม่โดยต้องกลับไปสัมภาษณ์และวิเคราะห์ซ้ำ หากยังไม่สามารถวิเคราะห์ปัญหาและความต้องการได้ครบถ้วน หลักการวิเคราะห์ คือ แสดงให้เห็นว่าระบบทำอะไร(what)โดยยังไม่พิจารณาว่าระบบทำอย่างไร(how)๙ึ่งจะดำเนินการในขั้นตอนการออกแบบระบบ
3)กำหนดขอบเขตของระบบ คือการกำหนดขอบเขตการพัฒนาระบบงานใหม่ โดยต้องกำหนดว่าจะดำเนินการทำอะไรบ้าง ไม่ทำอะไรบ้าง ระบบงานใหม่มีฟังก์ชันงานอะไรบ้าง ไม่ครอบคลุมอะไรบ้าง และมีข้อจำกัดอะไรบ้าง ซึ่งถือว่าเป็นขั้นตอนที่สำคัญอีกขั้นตอนหนึ่ง หากกำหนดขอบเขตไม่ชัดเจน อาจทำให้เกิดความไม่เข้าใจระหว่างทีมผู้พัฒนาและผู้ใช้งาน ส่งผลให้ทีมผู้พัฒนาดำเนินงานนอดเหนือความต้องการของระบบ หรือพัฒนาไม่ครบถ้วนตามความต้องการรวมถึงพัฒนาระบบผิดพลาดและล่าช้ากว่ากำหนด
4)วิเคราะห์กลุ่มกระบวนการทำงาน(grouping process)และกลุ่มข้อมูล(grouping data) คือขั้นตอนการวิเคราะห์เพื่อหากระบวนการทำงานว่าประกอบด้วยกระบวนการทำงานย่อยอะไรบ้างที่จะถูกพัฒนาขึ้นมา เช่น กระบวนการค้นหาข้อมูล กระบวนการจัดการการยืม-คืนหนังสือ กระบวนการการจัดการข้อมูลนักเรียน เป็นต้น และการวิเคราะห์เพื่อหากลุ่มข้อมูลที่เกิดขั้นในการพัฒนาว่ามีกลุ่มข้อมูลใด โดยแต่ละกลุ่มข้อมูลประกอบด้วยข้อมูลใดบ้าง เช่น กลุ่มข้อมูลหนัง
สือประกอบด้วยข้อมูลรหัสหนังสือ ชื่อหนังสือ ชื่อผู้แต่ง จำนวนหน้า หมายเลข ISBN เป็นต้น พร้อมกับจัดทำแผนภาพกระแสข้อมูล และแผนภาพบริบท
แผนภาพกระแสข้อมูล(dataflow diagram)
เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการเขียนระบบใหม่ในการเขียนแผนภาพจำลองการทำงานของกระบวนการต่างๆในระบบ หรือเป็นแบบจำลองกระบวนการ(process model)ประเภทหนึ่ง ซึ่งนำมาใช้วิเคราะห์และออแบบระบบเชิงโครงสร้าง โดยแสดงความสัมพันธ์ระหว่างกระบวนการกับข้อมูล ใช้บรรยายภาพรวมของระบบ แสดงขั้นตอนการทำงานของระบบ ระบุแหล่งข้อมูล การไหลของข้อมูล ปลายทางข้อมูล การเก็บข้อมูล และการประมาวลผลข้อมูล
วัตถุประสงค์ของการสร้างภาพกระแสข้อมูล
-เป็นแผนภาพที่สรุปรวมข้อมูลทั้งหมดที่ได้จากการวิเคราะห์ในลักษณะของรูปแบบที่เป็นโครงสร้าง
-เป็นข้อตกลงร่วมกันระหว่างนักวิเคราะห์ระบบและผู้ใช้งาน
-เป็นแผนภาพที่ใช้ในการพัฒนาต่อในขั้นตอนของการออกแบบระบบ
เป็นแผนภาพที่ใช้ในการอ้างอิง หรือเพื่อใช้ในการพัฒนาต่อในอนาคต
-ทราบที่มาที่ไปของข้อมูลที่ไหลไปในกระบวนการต่างๆ(data and process)
ขัั้นตอนการดำเนินงาน(process) เป็นงานที่ดำเนินการตอบสนองข้อมูลที่รับเข้า หรือ ดำเนินการตอบสนองต่อเงื่อนไขสภาวะใดๆ ที่เกิดขึ้น ไม่ว่าขั้นตอนการดำเนินงานนั้นจะกระทำำโดยบุคคล หน่วยงาน หุ่นยนต์ เครื่องจักร หรือเครื่องคอมพิวเตอร์ก็ตาม
แหล่งจัดเก็บข้อมูล (data store) เป็นแหล่งเก็บและบันทึกข้อมูล เปรียบเสมือนคลังข้อมูล (เทียบเท่ากับไฟล์ข้อมูล แะฐานข้อมูล) โดยอธิบายรายละเอียดและคุณสมบัติ เฉพาะตัวของสิ่งที่ต้องการเก็บและบันทึก สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบาย คือ สี่เหลี่ยมเปิดหนึ่งข้าง แบ่งออกเป็น 2 ส่วน ได้แก่ ส่วนที่1 ทางด้านซ้าย ใช้แสดงรหัส data store โดยอาจจะเป็นหมายเลขลำดับหรือตัวอักษรได้ เช่น D1 D2 เป็นต้น สำหรับส่วนที่ 2 ทางด้านขวา ใช้แสดงชื่อ data store
ตัวแทนข้อมูล(external agents) หมายถึงบุคคล หน่วยงานในองค์กร องค์กรอื่นๆ หรือระบบงานอื่นๆที่อยู่ภายนอกขอบเขตของระบบ แต่มีความสัมพันธ์กับระบบ โดยมีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบเพื่อดำเนินงาน และรีบข้อมูลที่ผ่านการดำเนินงานเรียบร้อยแล้วจากระบบ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบาย คือ สี่เหลี่ยมจัตุรัสหรือสี่เหลี่ยมผืนผ้า ภายในจะต้องแสดงชื่อตัวแทนข้อมูล โดยสามารถทำซ้ำได้ด้วยการใช้เครื่องหมาย \ (back slash)ตรงมุมล่างซ้าย
เส้นทางการไหลของข้อมูล(data flow) เป็นการสื่อสารระหว่างขั้นตอนการทำงานต่างๆและสภาพแวดล้อมภายนอกหนรือภายในระบบ โดยแสดงขึ้นข้อมูลที่นำเข้าและส่งออกไปในแต่ละขั้นตอน ใช้ในการแสดงถึงการบันทึกข้อมูล การลบข้อมูล และการแก้ไขข้อมูลต่างๆ สัญลักษณ์ที่ใช้อธิบายเส้นทางการไหลของข้อมูล คือ เส้นตรงที่ประกอบด้วยหัวลูกศร เพื่อบอกทิศทางการเดินทางหรือการไหลของข้อมูล
แผนภาพบริบท (context diagram)
เป็นแผนภาพกระแสข้อมูลระดับบนสุดที่แสดงภาพรวมทั้งหมดของระบบที่มีความสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อมภายนอกระบบ ซึ่งประกอบด้วย กระบวนการเพียงกระบวนการเดียวนั่นคือ ระบบการศึกษา บุคคล ระบบภายนอก และการเคลื่อนที่ของข้อมูลจากภายนอกระบบสู่ระบบ
